Modern Workplace : Comment bien le mettre en place ?

C’est pourquoi les entreprises sont en train de prendre conscience des opportunités et des bénéfices que présente le Modern Workplace. La mise en place d’un tel dispositif permettra aux employés de travailler plus efficacement individuellement, en équipe et à distance.  

Co-construire le Modern Workplace avec les collaborateurs

Tout d’abord, mettre en place un Modern Workplace c’est offrir aux collaborateurs les moyens de travailler ensemble de façon plus flexible, plus mobile, de n’importe ou? et depuis n’importe quel terminal. L’utilisateur est au centre du Modern Workplace ; ses besoins doivent donc être récoltés dès le début de la mise en place de cette solution. Lors de son installation, il faut penser au meilleur déroulement possible pour le travail en équipe, les besoins des utilisateurs se basant sur des axes qui sont la communication, la coordination et la facilitation. L’aspect humain est ainsi à considérer au même niveau que le volet technique.  

Choisir les bons outils pour les bons usages

L’entreprise doit définir l’utilisation précise de chaque outil, de ses fonctionnalités, son usage, son utilité pour l’utilisateur et comment son travail sera facilité au quotidien. Les choix doivent être pris en pensant toujours à l’utilisateur en premier. Les outils du Modern Workplace servent à la fois à la production individuelle et à la production collective. Par exemple, les collaborateurs ont besoin de pouvoir facilement communiquer entre eux mais également avec des personnes externes sur ces mêmes outils.

L’aspect portail est également important pour la communication à l’échelle d’une communauté ou de toute l’entreprise (exemple : Intranet), ainsi que l’aspect social qui correspond à un lieu d’échange entre collègues (exemple : réseau social d’entreprise). Il arrive que les outils choisis par l’entreprise ne conviennent pas aux besoins exacts de l’utilisateur, c’est pourquoi l’élaboration de scénarios d’usage est essentiel pour une bonne mise en place du Modern Workplace.  

Mettre en place un guide d'utilisation & une gouvernance

Les collaborateurs peuvent se poser de nombreuses questions concernant les utilisations : pourquoi utiliser davantage Teams pour faire des ‘calls’ et pas Skype ? Où et pourquoi partager ses documents pour gagner du temps ? Comment améliorer et gagner du temps sur des projets collaboratifs ? L’idée de mettre en place une gouvernance permet de définir les usages, les guidelines harmonisées et de les communiquer aux collaborateurs. Ainsi un guide d’utilisation détaille les fonctionnalités des outils et permet d’expliquer à quel usage correspond un outil.

Les utilisateurs et les nouveaux arrivants dans l’entreprise peuvent donc plus rapidement prendre en main les outils digitaux. La gouvernance est assurée par un comité composé de personnes venant de différents services liés à la solution, qui vont avoir la vision sur le déploiement et l’évolution du Modern Workplace.  

Un ambassadeur pour accompagner et répondre aux questions

L’utilisateur va être amené à travailler au quotidien avec ces outils et ne pas toujours savoir comment les utiliser, comment gérer les bugs (parce que oui ils sont inévitables !), à quelle fréquence effectuer les mises à jour, etc. C’est pourquoi avoir un collaborateur-ambassadeur qui puisse répondre aux questions a un vrai rôle à jouer dans la bonne prise en main du Modern Workplace.

Il assure, en effet, le bon déroulement de la conduite du changement impliqué par le dispositif. C’est pourquoi un plan d’accompagnement des collaborateurs doit être directement mis en place dès le début du développement du Modern Workplace dans l’entreprise.  

Une collaboration entre services

Globalement, la collaboration entre les services assure la bonne instauration d’un Modern Workplace. On pense en premier lieu à la collaboration entre la DSI et les RH dont les rôles sont cruciaux. Les RH, ont de leur côté la connaissance sur les collaborateurs et savent comment les contacter, lesquels contacter et peuvent donc rapidement remonter leurs besoins aux bons interlocuteurs, aidant ainsi la DSI à choisir et mettre en place les bons outils. Le comité créé pour la gouvernance peut donc être composé de personnes de ces deux métiers. D’autres services sont également impliqués dans cette démarche comme la Communication et la Direction.  

La clé de la bonne installation d’un Modern Workplace est de ne pas sous-estimer les collaborateurs, leurs envies et leurs besoins pour travailler efficacement et de manière plus autonome. Vous l’aurez compris, un Modern Workplace présente de nombreux points positifs pour l’entreprise (avantage concurrentiel et meilleure productivité) et pour l’employé (gain en autonomie, exercice de son métier rendu plus efficace en éliminant les tâches répétitives, etc.). Le Modern Workplace est un véritable atout au développement de l’entreprise et à son évolution vers un environnement stimulant pour les salariés.