Mettre en place une solution de PIM

La transformation digitale s'accompagne de nouveaux business models et de nouveaux canaux de publication. Les entreprises redéfinissent leur paysage informatique dans le but de développer le e-commerce, de créer un espace libre-service pour les fournisseurs et d’améliorer la gestion des entrepôts.

La gestion des données produits constitue un élément déterminant de l’ensemble de ces opérations. Lorsque les organisations B2B s'aperçoivent qu’elles ont besoin d’un système de gestion des informations produits (PIM), elles se retrouvent confrontées à une multitude de nouveaux défis. Ainsi, dans cet article de blog, nous aborderons les cinq questions les plus souvent posées par les entreprises déployant une solution de PIM.  À mesure que les entreprises passent au tout digital, les processus métier deviennent de plus en plus numérisés, voire intégralement remaniés, dans le cadre de l’optimisation digitale. La connectivité des pools de données ainsi que la conformité aux législations et aux réglementations locales, nationales et propres au secteur d’activité revêtent une importance croissante pour l’efficacité des opérations commerciales. Parmi les différents défis à relever, l'un sort du lot : il s'agit de gérer les données produits et de fournir des informations optimisées pour la distribution à l’ensemble des canaux souhaités. Grâce à notre expertise en matière de déploiement de solutions de PIM pour une grande variété de clients, nous avons pu identifier et répondre aux cinq questions les plus souvent posées : 

1. Mes données produits se trouvent dans mon ERP. Comment utiliser ces données en parallèle d'une nouvelle solution de PIM ? 

Chaque entreprise stocke généralement ses informations produits ou services dans un système ERP. Pour utiliser ces informations de manière optimale avec une solution de PIM, il est important de savoir comment les données ERP sont utilisées à l'heure actuelle et comment les données PIM seront utilisées ultérieurement. Il est alors crucial de passer en revue les données produits, mais aussi les processus entourant l’utilisation, la maintenance et la gouvernance des données, puis de créer un dossier produit initial afin d'adopter la bonne approche en matière de données produits. Il existe deux approches principales : dans l’une, c’est l’ERP qui est prépondérant ; dans l’autre, c’est le PIM. 

2. J’utilise une grande quantité d’informations provenant d’autres entreprises. Quel est le meilleur moyen d’intégrer ces nombreuses données issues de mes partenaires et d’autres sources ?

Les informations requises pour votre solution de PIM proviennent de sources internes ou externes. Vos fournisseurs détiennent a priori les données produits les plus pertinentes et les plus récentes. Ils les partagent généralement sous forme de pools de données. De plus en plus de secteurs d’activité s’adaptent aujourd’hui aux données produits enrichies et aux classifications de produits fournies dans des formats normalisés. L’un des formats les plus courants est le GS1 (proposé par 1WorldSync), utilisé par des secteurs tels que le retail (y compris les supermarchés et les pharmacies), l’alimentation, la santé et le bricolage (jardinage compris). Les sources internes peuvent être vos systèmes d’ERP, de PLM ou de WMS. Via des API ou des ESB, vous pouvez accéder à d’autres sources et recueillir les données produits correctes pour votre nouvelle solution de PIM. 

3. De quel type d’outils aurai-je besoin pour gérer la qualité de mes données ? Que doivent permettre ces outils ? 

Placer toutes vos données produits en un seul et même endroit n’est qu’un début. Vous aurez effectivement besoin d’outils de gestion de la qualité des données pour pouvoir répondre à des questions telles que : 

  • Pourquoi avons-nous des informations produits si limitées sur notre site e-commerce ? 
  • Où en sommes-nous par rapport au niveau de qualité souhaité pour nos données produits ? 
  • Comment enrichir nos données de manière efficace ? Comment contrôler leur qualité sur des aspects aussi importants que les informations détaillées, les codes des matériaux ou la composition des produits alimentaires ? 

Vous aurez besoin d’outils capables d’analyser, de valider et d’améliorer vos données via vos processus métier. Ces outils peuvent aider à organiser, fixer des objectifs, suggérer des améliorations des données, contrôler la qualité globale de celles-ci ou se limiter à des sections ou des caractéristiques spécifiques, filtrer les exceptions, mettre en parallèle les données avec la législation et les valider avant de les publier. 

4. Comment migrer mes données produits actuelles vers le nouveau système ? 

Généralement, la migration des données ne se limite pas au simple transfert des données source vers la nouvelle solution de PIM. La plupart des projets de migration des données requièrent également des routines complexes pour la validation, le nettoyage et la transformation des données. L’équipe en charge du projet doit donc posséder une expertise significative des systèmes source et cible, ainsi qu’une connaissance approfondie des données associées. De notre point de vue, la migration des données doit s’effectuer selon les étapes suivantes : 

  1. Établir avec certitude les impératifs de l’entreprise et choisir la stratégie de migration adéquate 
  2. Vérifier la qualité des données et nettoyer les données 
  3. Définir la configuration du système 
  4. Créer un plan de migration des données 
  5. Exécuter le plan de migration des données 
  6. Procéder à des vérifications post-migration 
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5. Comment fournir l'accès à mes fournisseurs ?

Dans de nombreux environnements B2B, les fournisseurs transmettent leurs données produits dans une variété de formats : e-mail, fax (eh oui, on l’utilise encore en 2019), fichier texte, fichier Excel ou XML. Tous ces formats doivent être téléchargés manuellement dans le système détenant vos données produits (de fournisseurs) : ERP ou PIM. En fonction du nombre de produits, le téléchargement des informations peut prendre une journée complète de travail. Viennent ensuite la validation manuelle de chaque dossier, pour vérifier leur conformité avec les normes de qualité minimales de l’entreprise. Voici quelques éléments simples à vérifier : les informations fournies comprennent-elles une photo du produit ? Une brève description ? Font-elles état d’une restriction imposée par la loi ? Si vous n’avez qu’un petit nombre de fournisseurs, cette tâche ne sera pas fastidieuse. Elle risque toutefois de poser problème pour les supermarchés ou les grossistes, par exemple, qui travaillent avec des milliers de fournisseurs. Pour traiter toutes ces données plus facilement, rien de tel qu’un portail dédié aux fournisseurs. Ces derniers pourront télécharger eux-mêmes leurs données, manuellement ou automatiquement. Après le traitement, un rapport est envoyé de manière automatique au fournisseur et au récepteur. 

Dans ce blog, nous n’avons fait qu’effleurer ces questions de base sur le PIM. Si vous souhaitez approfondir le sujet, n’hésitez pas à nous contacter?: experts@sqli.com 

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