Formations à distance : retour d’expérience de coachs agiles

Confinement oblige, l’éventualité d’animer des formations à distance s’est rapidement présentée chez SQLI. Mes collègues coachs agiles et moi-même étions, au départ, réticents face à cette perspective.  Nous pensions que le fait de ne pas être en présentiel allait nuire à la qualité de nos formations.

Après 2 mois et plus de 25 formations agiles délivrées à distance, découvrez notre retour d'expérience sur ces formations en visioconférences !  

 

Les formations à distance, ça fonctionne ?

Oui ! Les interactions, les échanges, les exercices et jeux sont des éléments clés pour la compréhension et l'apprentissage des stagiaires. En visioconférence, il est possible d'avoir des interactions formateur-stagiaires et entre les stagiaires, tout comme il possible de faire des exercices riches en apprentissage. Les retours des stagiaires sont très positifs. Certains étaient comme nous assez réticents à suivre une formation à distance, et ils ont été agréablement surpris ! D’après leurs témoignages, certains ont même trouvé la formation à distance plus efficace qu’une formation en présentiel : 

 

 

 

Quelques verbatims

Avec leurs questionnements et les échanges que nous avons eu avec eux, nous avons pu constater qu'ils avaient bien réussi à comprendre et appréhender les différents concepts de la formation.  

 

7 ajustements réalisés pour des formations à distance efficaces

Adapter la durée et le format des formations

Là où, en présentiel, nous étions sur 2 jours consécutifs de formation pour favoriser l'immersion, nous avons revu le format pour passer sur des demi-journées. Cela permet en effet de limiter le temps passé devant son écran, et donc la fatigue visuelle, la position statique, et les difficultés de concentration. Nous avons essentiellement éprouvé 2 formats :

  • 4 demi-journées sur 4 jours consécutifs
  • 1 demi-journée / 1 journée / 1 demi-journée sur 3 jours consécutifs

Les avis des stagiaires sont partagés entre ces deux formats. Certains ont apprécié la journée entière, permettant d'être focalisé sur la formation et de ne pas avoir le travail quotidien à gérer en parallèle. D'autres ont préféré les demi-journées pour maintenir une bonne attention. Beaucoup nous ont cependant dit que 2 jours entiers consécutifs auraient été trop denses et difficile à tenir. Sur nos formations SAFe, qui sont toujours difficiles à tenir en 2 jours, cela nous a même donné l'opportunité d'ajouter une demi- journée à la formation. Bien entendu, nous prévoyons une bonne pause de 15/20 minutes dans chacune des demi-journées, pour que tout le monde puisse sortir les yeux de l’écran et se dégourdir un peu.  

Adapter le contenu de nos formations

Nos formations agiles sont généralement constituées de 50% de théorie et 50% de pratique (exercices, jeux). Certains des exercices n'étant pas faisables à distance, il n'était pas question pour nous de réduire la partie pratique ! C'est un élément essentiel pour la bonne compréhension et appropriation des concepts par les stagiaires. Nous avons donc repris nos formations une par une pour adapter les exercices : certains étaient adaptables pour être réalisés via un outil collaboratif numérique, d'autres ne l'étant pas, nous avons dû les remplacer. Grace à l’outil de visioconférence Microsoft Teams, nous pouvons également diviser le groupe de stagiaires en sous-groupes, afin de faire des exercices en petit nombre et favoriser la participation de tous.  

Réduire le nombre de stagiaires

En formation en présentiel, le nombre de stagiaires est limité à 12. Après différents essais, nous avons décidé de limiter la majorité de nos formations à distance à 8 stagiaires dans le but de favoriser l'interactivité et la participation de tous.  

Allumer la webcam

Pour favoriser les côtés interactif et participatif de nos formations, nous demandons aux stagiaires d'allumer leur webcam. Cela a plusieurs avantages :

  • Casser un peu la distance entre les stagiaires mais également entre le formateur et les stagiaires.
  • Permettre au formateur de voir le langage non verbal des stagiaires, de détecter s'il y a des problèmes de compréhension, s'il y a des moments de baisse d'attention…

 

 

 

 

Visioconférence via Microsoft Teams

Utiliser un outil collaboratif

Pour les différents jeux et exercices, nous avons expérimenté iObeya et Mural. Les deux sont relativement faciles à appréhender pour les stagiaires. Ces outils sont essentiels pour permettre aux participants de faire des exercices ensemble. Les configurer et préparer les tableaux pour la première formation prend un peu de temps, mais l’avantage est qu’ensuite, tout est réutilisable pour les suivantes ! En début de formation, nous prévoyons quelques minutes pour expliquer l’utilisation de l’outil aux stagiaires et leur laisser expérimenter. 

 

 

 

 

Atelier collaboratif sur Mural

Plus d'exercices de rappels

Nous avons profité du découpage des formations en demi-journées, pour mettre à chaque début de journée des exercices de rappels sur ce que nous avions vu ensemble précédemment. Nous utilisons plusieurs formats :

  • Le rappel de la veille classique où ensemble les participants se remémorent ce qu'ils ont appris la veille, et où le formateur accompagne et prend des notes au fur et à mesure ;
  • Des petits jeux, tels que 40 secondes et taboo agile, à la fois ludiques, énergisants et instructifs. Les retours des stagiaires sont tellement positifs sur ces jeux que nous allons les conserver pour nos formations en présentiel.

Des tests et du binômage !

Avant la première formation à distance, ou avant de se lancer sur un nouvel exercice à distance, nous faisons des "dry run" (ou tests à blanc) entre nous. Cela permet d'éprouver le fonctionnement et très souvent d'adapter nos exercices pour une meilleure expérience ! Par ailleurs, chaque formation est animée dans un premier temps en binôme afin de sécuriser la formation. A deux, il est plus facile de s'adapter aux aléas de la formation : pendant que l'un anime, l'autre peut gérer d'éventuelles problématiques ou besoins d'adaptation. A la suite de cette formation en binôme, nous évaluons si les sessions suivantes peuvent être animées par un seul formateur ou s'il faut maintenir le binôme.  

Préparer la logistique pour éviter les problèmes de connexion

Perdre 15 à 30 minutes à cause de problème de connexion, un grand classique… pour éviter ce désagrément, quelques mesures de précaution :

  • Tester la connexion aux différents outils avec une personne de l'entreprise cliente avant la formation
  • Demander aux stagiaires de se connecter 15 minutes avant la formation pour s'assurer que leur connexion fonctionne
  • Communiquer nos numéros de téléphone aux stagiaires afin qu'ils puissent nous contacter en cas de problème de connexion.

Au final, nos formations démarrent bien plus à l'heure en distanciel qu'en présentiel ! :)  

Alors, est-ce mieux que les formations en présentiel ?

Non, quand même pas ! Si nous reconnaissons que les formations à distance fonctionnent très bien, certains aspects ne peuvent pas être remplacés ou sont plus difficiles à distance. Par exemple, pour les stagiaires plus en retrait, plus discrets ou pas convaincus par le sujet, il est plus difficile d'aller les chercher pour les faire participer plus. Faire des exercices en petits groupes permet de favoriser tout de même leur participation, au moins sur la partie pratique. Par ailleurs, lors des formations en présentiel, la discussion continue lors des pauses ou du déjeuner. En distanciel, chacun profite de sa pause pour sortir de l'écran et de la visio, et la discussion s'en trouve coupée. Certes, en tant que formateurs nous nous connectons avant le début de la formation et proposons de continuer après la fin de la formation pour ceux qui veulent encore échanger, mais cela ne remplace pas le côté immersif que peut avoir la formation en présentiel.  

Alors, quand il n'y aura plus aucun risque sanitaire, continuerons-nous les formations à distance ?

Nous pensons qu'une grande partie de nos formations repasseront en présentiel. Néanmoins, nous voyons une opportunité pour les entreprises et pour nous de réaliser des formations de qualité avec des personnes de différentes villes ou pays en évitant des longs trajets pour 2 jours de formation. Dans ces contextes-là, continuer les formations à distance apporte une réelle valeur ajoutée.