Conduire une transformation agile en 3 questions
En tant que coach agile, j'interviens depuis quelques mois au sein d'une grande organisation qui s'est lancée dans un vaste programme d'agilité à l'échelle.
Qu'est-ce que l'agilité à l'échelle ?
Il existe un cadre de référence qui aide une équipe à travailler de façon plus agile. Il s'agit de Scrum. Les questions que soulève l'agilité à l'échelle : Que se passe-t-il quand j'ai plusieurs équipes agiles qui travaillent ensemble ? Comment les synchroniser ? Comment les aligner ? Comment rendre l'ensemble de mon organisation agile ? J'accompagne personnellement la mise en place de Scrum auprès d'un ensemble d'équipes qui démarre dans l'agilité. Les habitudes liées à l'ancienne organisation (avec deux silos : MOA/MOE) restent et voici les remarques que je peux entendre : "Mon nouveau rôle n'est pas clair", "Je ne suis pas à l'aise dans mon nouveau rôle", "Finalement l'ancienne organisation avait du bon", "On perd la vision d'ensemble, nos commanditaires sont mieux informés que nous…" Lorsque je questionne les équipes et les managers sur la raison du basculement vers l'agile, les réponses ne sont pas claires, et le pourquoi de la mise en place d'un programme d'agilité à l'échelle ne semble pas bien partagé. Cela m'a amené à m'interroger sur les questions importantes à se poser lorsqu'on lance un programme de transformation agile à l'échelle d'une organisation.
1. Pourquoi ?
C’est la première question à se poser. Pourquoi se lancer dans une transformation agile de l'organisation ? A quel problème doit-on répondre ? Si on ne le fait pas, que se passe-t-il ? Si on le fait, quelle valeur voulons-nous créer pour nos clients ou utilisateurs ? Il est important de ne pas vouloir répondre trop rapidement à cette question et ne pas apporter une réponse bateau du style : "pour être plus agile" ou "pour accélérer le time to market". La réponse à cette question doit être adaptée à la culture de l'entreprise : elle doit être incarnée et impulsée par le top management, et être porteuse de sens pour l'ensemble des collaborateurs.
Pour aider une organisation à passer à l'agilité à l'échelle, il existe des "boites à outils" (framework). Une des plus utilisées est SAFe. On retrouve cette question du "Pourquoi ?" comme première étape de la démarche d'implémentation du framework. SAFe indique qu'il faut atteindre le point de bascule (Tipping Point) pour se lancer : établir la nécessité du changement et formaliser la vision de ce changement. Après avoir répondu à cette première question, il faut définir les grands rails pour organiser le travail des équipes. Pour cela, il est indispensable de garder les principes simples de l'agilité et de Scrum. Certains sont responsables du "Quoi" et d'autres du "Comment".
2. Quoi ? Comment ?
Dans une organisation agile, les Product Owners sont responsables de la valeur délivrée par les équipes. Ils doivent s’allier aux clients et aux utilisateurs et définir le besoin du produit à réaliser par les équipes. La façon d'organiser le travail et d'identifier la meilleure façon de répondre au besoin est la responsabilité des Scrum Masters et des équipes de réalisation. Comme l'indique Jeff Sutherland, auteur du nouveau guide Scrum @scale, il est essentiel de garder ces deux principes fondateurs de Scrum, et de laisser l'entreprise trouver le moyen de les monter à l'échelle en fonction de son organisation ainsi que de sa culture d'entreprise. En évoluant vers une organisation agile plus large, il faut garder une partie responsable du "Quoi" et une partie responsable du "Comment".
Conclusion
La question du "Pourquoi" est primordiale ; il est intéressant de voir qu'on la retrouve aux deux extrémités d'une organisation agile :
- Top-down : la vision, la mission, c’est-à-dire pourquoi on se transforme, ce vers quoi tout le monde doit et va se diriger.
- Bottom-Up : au sein du backlog des équipes et dans chaque user story qui suit le formalisme suivant:
« En tant que [utilisateur] je peux [action] afin de … ». "Afin de" exprime pourquoi on développe cette fonctionnalité. Le "Pourquoi" est donc embarqué dans chaque fonctionnalité du produit sous forme d'objectifs qui doivent être déclinés de la vision impulsée par le top management. L'agilité n'est pas une méthode mais un état d'esprit. L'enjeu d'une transformation agile est de faire converger ces deux approches top-down et bottom-up : partir d'une vision d'ensemble claire et partagée et mener la transformation en mode test & learn. En conclusion, une transformation agile c'est "voir grand et démarrer petit" !
Pour en savoir plus sur le Design sprint inspiré de la méthode agile, parcourez notre infographie :