Het belang van gegevenskwaliteit en effectief beheer van productinformatie

Jun 13 2023

Hoe meer producten en productinformatie u moet onderhouden, hoe complexer dat onderhoud wordt. Als gevolg daarvan zal de kwaliteit van die productinformatie waarschijnlijk ondermaats zijn. Dit is waar het gebruik van gespecialiseerde software zoals een PIM of Product Information Management systeem kan helpen.

Een toenemende vraag naar meer productgegevens

Voor start-ups of kleine bedrijven is het vaak voldoende om productinformatie te beheren in spreadsheets zoals MS Excel. Maar naarmate bedrijven groeien en hun productaanbod exponentieel toeneemt, volstaan dergelijke oplossingen niet langer. Productmanagers hebben moeite om duizenden producten in spreadsheets bij te houden, wat op lange termijn problemen oplevert.

Niet alleen het productaanbod groeit, maar ook de vraag naar gegevens: voor elk product worden steeds meer gegevens verwacht. Ooit was het voldoende om van elk product een uniek nummer, een beschrijving en een prijs te weten; en dan konden we handelen. Dat kan zeker nog steeds, maar er is een toenemende vraag naar meer gegevens om weloverwogen keuzes te kunnen maken.

Voorbeelden hiervan zijn:

Logistieke informatie moet worden vastgelegd om het WMS de juiste informatie te geven.
Inkoopgegevens zijn nodig om de beste leverancier voor het product te kiezen
Classificaties zijn nodig om de juiste kenmerken van een product(type) vast te leggen
Kanaalspecifieke (POS, brochure, webshop, enz.) teksten helpen om de doelgroep specifiek aan te spreken
Duurzaamheid wordt ook steeds belangrijker voor de eindconsument, dus ook die informatie moet worden beheerd

De ernstige gevolgen van onjuiste of onvolledige productinformatie

Onvolledige of, erger nog, onjuiste productinformatie leidt tot een reeks potentiële problemen en dus extra kosten voor uw bedrijf. Misschien kent u deze voorbeelden of heeft u andere ervaringen met slechte productinformatie:

Magazijnen hebben problemen met het bepalen van opslaglocaties als de afmetingen niet nauwkeurig worden opgegeven
Onjuiste informatie op uw webshop leidt ertoe dat klanten niet krijgen wat ze willen en hun aankopen terugsturen
Dubbele productnummers verwarren de rapportage omdat niet duidelijk is naar welke producten wordt verwezen
Verkeerde accessoires of begeleidende producten bij een product zorgen ervoor dat het niet goed past

Hoe meer producten, en dus productinformatie, u moet onderhouden, hoe complexer dat onderhoud wordt. Als gevolg daarvan zal de kwaliteit van die productinformatie waarschijnlijk ondermaats zijn.

Download de infographic!

Infographic

Het belang van gegevenskwaliteit en effectief beheer van productinformatie

De toenemende vraag naar productgegevens aanpakken
De ernstige gevolgen van onjuiste of onvolledige productinformatie
Hoe productgegevens efficiënt te beheren
Belangrijkste voordelen van investeren in datakwaliteit

Download nu

Wat is een goede manier om al deze productgegevens te beheren?

Het gebruik van gespecialiseerde software zoals een PIM of Product Information Management systeem kan uw bedrijf hierbij helpen. Met een goede PIM-oplossing kunt u gemakkelijk grote hoeveelheden producten beheren, zelfs in de miljoenen.

Geavanceerde zoekfuncties maken het uw gebruikers gemakkelijk om de juiste producten te vinden. Met geautomatiseerde processen, of workflows, weet iedereen wat er van hen verwacht wordt en tegen wanneer. Gebruikersschermen worden zo geconfigureerd dat gebruikers zo efficiënt mogelijk kunnen werken. Productmanagers kunnen zich richten op hun eigen set producten, en verschillende afdelingen kunnen ongehinderd samenwerken aan dezelfde producten.

Als uw organisatie moeite heeft met het beheren, toevoegen en herverdelen van grote hoeveelheden productinformatie, is een PIM-systeem de oplossing die u nodig hebt.

De voordelen van investeren in gegevenskwaliteit

Een slechte datakwaliteit kan verstrekkende gevolgen hebben voor uw omzet en winst. Daarom is investeren in gegevenskwaliteit van productinformatie gunstig voor elke organisatie. Als uw gegevenskwaliteit ondermaats is, kunnen kleine aanpassingen en geautomatiseerde controles vaak aanzienlijke verbeteringen opleveren. Als uw gegevenskwaliteit al goed is, kunnen gespecialiseerde controles de integriteit, tijdigheid en nauwkeurigheid van uw productinformatie naar een hoger niveau tillen.

Door een combinatie van geautomatiseerde kwaliteitscontroles en visualisatie van de resultaten kan een goed PIM-systeem het beheer van uw productinformatie vergemakkelijken en prioriteit geven aan het onderhoud van de juiste producten. Het is bijvoorbeeld niet logisch om meer aandacht te besteden aan producten met een lage omzet en/of marge dan aan meer winstgevende producten.