Nouveau parcours de recrutement aux tests cliniques

Pierre Fabre repense le recrutement et la gestion du panel du centre de recherche sur la peau.

Contexte

Le Centre de Recherche sur la Peau des laboratoires Pierre Fabre évalue chaque produit dermo-cosmétique avant sa commercialisation.

Son équipe pluridisciplinaire de 70 collaborateurs conçoit, réalise et supervise en moyenne 700 études cliniques par an sur un panel de plus de 5000 volontaires, majoritairement recrutés via une plateforme qui ne correspondait plus aux standards du web.

Dans le but d’assurer la bonne conduite de cette activité de Pierre Fabre, SQLI a imaginé et développé un nouvel outil de recrutement et de gestion de ce panel, en mettant l’accent sur le parcours des volontaires candidats aux tests cliniques, essentiellement recrutés sur le web

Enjeux

Optimiser les processus pour les volontaires et les métiers

Après la refonte de son site internet, le groupe Pierre Fabre a fait à nouveau appel à SQLI pour repenser une autre de ses plateformes digitales, celle dédiée aux candidatures aux tests cliniques.

La plateforme devait être entièrement revue pour d’une part limiter le nombre d’abandons en balisant le parcours des volontaires, et d’autre part faciliter leur gestion par les équipes de recherche.

L’objectif était de permettre aux équipes métiers (responsables d’études cliniques, administrateurs de panel, médecins et techniciens) un meilleur suivi des dossiers jusqu’alors difficile du fait d’outils et de process peu performants.

Projet

Cadrer pour mieux créer

Les consultants SQLI ont d’abord réalisé le cadrage du projet, qui a abouti à la définition précise des objectifs : concevoir un process simplifié et appuyé par la refonte de la plateforme, autant du côté des volontaires que du côté des équipes de recherche. Ils ont ensuite rassemblé les besoins des métiers. À partir de ces données a été créée une plateforme digitale basée sur Drupal 8, choisie pour sa stabilité et sa sécurité. L’outil propose notamment les fonctionnalités suivantes :

  • Le suivi des panélistes, de leurs rémunérations et des études auxquelles ils ont participé
  • La sécurisation des données de santé conformément à la réglementation en vigueur
  • Le workflow de rendez-vous avec les inscriptions des panélistes, les invitations et les réponses automatisées
  • Les fiches complètes du panel de volontaires
  • Des accès métiers adaptés selon le cadre législatif et selon les expertises de chaque métiers

Résultats

Un process pour tous les utilisateurs par les utilisateurs

Pierre Fabre souhaitait proposer une expérience plus aboutie à travers un catalogue de tests plus user-friendly. Le projet ayant été entièrement mené en Agile, les utilisateurs finaux ont pu partager leurs retours en termes d’UX pour améliorer les fonctionnalités.

En arrivant sur la plateforme, l’utilisateur trouve directement les encarts « Nous recrutons » ou l’onglet « Être volontaire », puis est guidé pas à pas pour remplir un formulaire de candidature aux tests cliniques. Les équipes médicales prennent le relai pour valider le dossier, demander des documents complémentaires et fixer des rendez-vous.

Bénéfices

Mise en ligne fin 2019, la plateforme facilite le parcours des volontaires et l’équipe du Centre de Recherche sur la Peau accompagne avec plus de fluidité chacune de ces personnes.

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