Hutten’s stapsgewijze PIM-transformatie met SQLI: van complexiteit naar efficiëntie en flexibiliteit

Bij Hutten draait alles om kwaliteit, maatwerk en gastvrijheid. Dit leidende bedrijf in de hospitalitysector heeft een ijzersterke reputatie opgebouwd dankzij hun klantgerichte aanpak en passie voor perfectie. Maar om die hoge standaard te blijven waarmaken, werd Hutten geconfronteerd met een fundamentele uitdaging: hun verouderde Product Information Management (PIM)-systeem.

Wat ooit voldoende was, bleek niet langer mee te groeien met de ambities en schaal van Hutten. Vertragingen, hoge licentiekosten en een gebrek aan flexibiliteit beperkten het bedrijf. Het oude systeem schoot tekort op het gebied van schaalbaarheid, integratie en gebruiksvriendelijkheid.

Het roer moest om. Na een grondige selectie, begeleid door SQLI, werd Novulo gekozen als de nieuwe PIM-oplossing. Deze keuze markeerde een cruciale stap in de transitie naar een toekomstbestendige aanpak. De volgende uitdaging? De implementatie van het nieuwe systeem soepel en effectief realiseren, zodat Hutten kon rekenen op verbeterde efficiëntie, lagere kosten en een optimale datakwaliteit.

Hutten stond aan de start van een belangrijke transitie. De implementatie van Novulo betekende meer dan alleen technologie: een strategisch project waarin samenwerking, communicatie en aanpassingsvermogen centraal stonden. De aanpak werd door SQLI zorgvuldig gestructureerd, met een gefaseerde implementatie en een sprint aanpak die duidelijke focus en flexibiliteit bood, waarbij wekelijkse on-site sessies zorgden voor continue voortgang.

Marco Tjong A Tjoe, Head of MDM Practice bij SQLI: “De intensieve samenwerking tussen Hutten, SQLI en Novulo zorgde voor een vliegende start. Dankzij onze eerdere betrokkenheid tijdens de selectiefase bij Hutten kende ons team de uitdagingen en behoeften van Hutten al door en door. Dit gaf het proces een solide basis.”

Niet elk pad verloopt zonder obstakels, en ook hier waren er momenten waarop het proces stagneerde. Sommige eerdere keuzes bleken niet optimaal, wat aanpassingen noodzakelijk maakte. Dankzij de pragmatische aanpak en korte lijnen was er ruimte voor reflectie en koerscorrecties. De flexibiliteit van het team maakte hierin het verschil.

"SQLI was er precies wanneer we ze nodig hadden," blikt Patrick Tünnissen (Manager ICT Hutten) terug. "Ze gaven ons ook de ruimte om zelf verantwoordelijkheid te nemen. Die balans zorgde ervoor dat we snel beslissingen konden nemen en door konden pakken."

De gefaseerde go-live, waarbij modules stapsgewijs werden geactiveerd, minimaliseerde risico’s en zorgde voor een soepele overgang. Binnen zes maanden was Hutten volledig overgestapt naar Novulo. Het oude systeem werd afgesloten en een nieuw hoofdstuk werd geopend.

Patrick Tünnissen concludeert: "Met een strakke deadline en de nodige uitdagingen onderweg, was het voorwerk en de samenwerking doorslaggevend. Dit project laat zien hoe een sterke, flexibele samenwerking kan leiden tot een succesvol resultaat."

De implementatie van Novulo leverde directe voordelen op voor Hutten, zowel operationeel als voor de medewerkers:

• Gestroomlijnde processen: Het gebruiksvriendelijke systeem maakte een einde aan veel handmatige processen, wat de kans op fouten aanzienlijk verkleinde.
• Verhoogde efficiëntie: door de bestaande werkwijze bij Hutten te analyseren is er in de denkwijze een omslag gekomen waardoor niet alleen het datamodel is vereenvoudigd, maar tevens de manier van werken efficiënter is geworden.
• Verbeterde integraties: Novulo integreerde met andere systemen, wat de flexibiliteit en schaalbaarheid van Hutten vergrootte.
• Kostenbesparing: De overstap naar een efficiënter systeem verlaagde de operationele kosten aanzienlijk, mede dankzij lagere licentiekosten.

Voor de medewerkers betekende dit een verlichting. Waar eerst handmatige processen en workarounds onvermijdelijk waren, kunnen ze nu vertrouwen op een efficiëntere werkwijze die de kans op fouten aanzienlijk verkleint. Patrick merkt op: “Met Novulo hebben we niet alleen onze processen geoptimaliseerd, maar ook veel oude inefficiënties weggewerkt. Dat zorgt voor rust op de werkvloer en maakt het voor ons makkelijker om ons te focussen op de dingen die er echt toe doen.”

Na de succesvolle livegang volgde een cruciale hypercare-fase; een essentieel onderdeel van het traject waarin SQLI intensieve ondersteuning bood. Tijdens deze periode werden de eerste uitdagingen snel aangepakt. Deze nazorg gaf de teams van Hutten de kans om het nieuwe systeem goed te leren kennen, terwijl eventuele knelpunten direct werden opgelost

Conclusie: de toekomst van Hutten

Met de implementatie van Novulo heeft Hutten een stevige basis gelegd voor de toekomst. De nieuwe PIM-oplossing helpt hen productinformatie op een kostenefficiënte manier te beheren en hen in staat stelt om hun processen op te schalen en in te spelen op veranderingen. Met deze stevige fundering kan Hutten zich nu richten op verdere verfijning en praktische toepassingen. De focus ligt nu op het maximaliseren van het gebruik van het systeem en het ontdekken van nieuwe mogelijkheden binnen de huidige werkwijze, maar met het vertrouwen dat ze klaar zijn om in te spelen op veranderingen en toekomstige stappen zorgvuldig te overwegen.

Patrick concludeert: “We hebben nu een oplossing die ons klaarstoomt voor de toekomst. Het project laat zien hoe belangrijk een flexibele, goed doordachte samenwerking is. We zijn klaar om verder te groeien, met een systeem dat ons daarin ondersteunt.”

Hutten kijkt vooruit naar een toekomst waarin de machine van processen en systemen optimaal blijft functioneren: soepel, efficiënt en betrouwbaar. Gedreven door technologie die hen ondersteunt in hun missie: het bieden van gastvrijheid en kwaliteit op het hoogste niveau.