De sleutel tot succesvolle selectie: Hutten’s zoektocht naar een nieuwe PIM-oplossing

Bij Hutten draait alles om beleving. Dit toonaangevende bedrijf in de hospitalitysector staat bekend om zijn hoogwaardige service en klantgerichte aanpak. Van bedrijfshoreca en catering tot grootse evenementen: elke dag opnieuw wordt er met precisie gewerkt aan kwaliteit, gastvrijheid en maatwerk.

Achter die vlekkeloze gastvrijheid schuilt een complexe machine van processen en systemen. Technologie speelt een cruciale rol in het soepel laten draaien van die machine. Vooral het beheer van productinformatie, essentieel voor operationele processen van inkoop tot levering, is hierin een onmisbare schakel.

En daar ging het wringen. Het bestaande Product Information Management (PIM) systeem voldeed niet meer aan de huidige eisen. Inefficiënties stapelden zich op, handmatige handelingen slokten kostbare tijd op, en het systeem beperkte de flexibiliteit om constante veranderingen bij te houden. “Iedere kleine aanpassing voelde als een worsteling,” zegt Patrick Tünnissen, Manager ICT bij Hutten. “We wisten dat we op een punt waren gekomen waar we een andere weg moesten inslaan.”

Het was tijd voor een verandering die zowel de processen als het databeheer bij Hutten naar een hoger niveau zou tillen. Op zoek naar een flexibelere en kosteneffectievere oplossing begon Hutten met het selecteren van een partner die hen door deze transitie kon begeleiden. Ze kozen voor SQLI, waarmee ze een strategisch pad uitzetten om de best passende PIM-oplossing te identificeren en selecteren.

De oude PIM-oplossing bij Hutten was een typisch voorbeeld van een legacy-systeem. Wat ooit de juiste keuze leek, bleek inmiddels een knelpunt. Het systeem was te groot, te inflexibel en vooral niet meer geschikt voor de dynamiek van de organisatie.

De oplossing schoot tekort in termen van schaalbaarheid, gebruiksvriendelijkheid en integratiecapaciteit. Dagelijks liep het team tegen dezelfde obstakels aan:

• Handmatige gegevensoverdracht, wat tijdrovend en foutgevoelig was.
• Gebrek aan integratie, waardoor processen vertraagden en fouten ontstonden.
• Hoge licentiekosten, die niet meer gerechtvaardigd waren voor wat het systeem leverde.

Patrick Tünnissen, Manager ICT bij Hutten, zag het probleem duidelijk voor zich: 'We zaten vast in een systeem dat ons niet de flexibiliteit gaf die we nodig hadden. Iedere aanpassing voelde als een worsteling, terwijl we juist snelheid en efficiëntie wilden.’

Het werd duidelijk dat Hutten, met zijn steeds groter wordende behoefte aan een meer gestroomlijnde en flexibele aanpak, niet langer tevreden kon zijn met een systeem dat niet voldeed aan hun eisen. Wat Hutten nodig had, was een PIM-oplossing die interne processen zou stroomlijnen, de productinformatie efficiënter zou beheren en kostenbesparing zou opleveren.

SQLI’s aanpak: het selectietraject

De selectie van een nieuwe PIM-oplossing is een complex proces. Het vereist inzicht in zowel de strategische doelen als de technische behoeften van een organisatie, aangevuld met een verkenning van wat de markt te bieden heeft. Toen Hutten besloot dat het tijd was voor een nieuwe oplossing, wisten ze dat ze een betrouwbare partner nodig hadden om hen door het complexe selectietraject te loodsen. Een gids met de juiste expertise. SQLI stapte in met een heldere strategie en een bewezen aanpak.

Marco Tjong A Tjoe, Head of MDM Practice bij SQLI: “De samenwerking was niet alleen pragmatisch, maar ook gericht op het stellen van de juiste vragen, wat hielp om te focussen op de best passende oplossing voor Hutten.”

SQLI pakte het proces systematisch aan:

• Analyse van de huidige situatie: De eerste stap in het selectietraject: een grondige analyse van Hutten’s huidige situatie. Samen met het Hutten-team brachten ze de technische en functionele vereisten in kaart die van belang waren voor een nieuwe PIM-oplossing.
• Prioriteren van behoeften: Met een gedetailleerd framework van SQLI definieerden ze de kernvereisten, zoals datamodel, datakwaliteit, workflows, hosting vereisten en integratiemogelijkheden. Elk onderdeel is vervolgens geprioriteerd om de belangrijkste behoeften van Hutten in beeld te krijgen.
• Verkennen van de markt: Met deze inzichten is een longlist van potentiële leveranciers opgesteld en begon SQLI het veld van beschikbare oplossingen te onderzoeken. Aan de hand van demo’s begeleidde SQLI Hutten bij het evalueren van de oplossingen van de verschillende leveranciers. Het selectieproces werd verder ondersteund door gedetailleerde vergelijkingen van de functionaliteiten van verschillende oplossingen, waarbij kosten, schaalbaarheid, integratiemogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid zwaar wogen.

De visie van Patrick Tünnissen (Manager ICT Hutten) op de samenwerking: “De manier waarop we gezamenlijk door het selectieproces gingen, voelde als een partnership. SQLI stelde de juiste vragen, hielpen ons prioriteiten stellen en zorgden voor de structuur die we nodig hadden. Dit stelde ons in staat om snel weloverwogen keuzes te maken, zonder concessies te doen aan de kwaliteit. Dankzij hun expertise en actieve betrokkenheid konden we snel handelen. SQLI’s pragmatische en flexibele aanpak was precies wat we zochten om tot de juiste beslissing te komen.”

Resultaten van de selectiefase

Het selectieproces bracht uitdagingen met zich mee. Welke oplossing zou zowel flexibel als

schaalbaar zijn? En zou niet alleen aan de huidige eisen voldoen, maar ook toekomstbestendig zijn? Na een grondige evaluatie van de mogelijkheden kwam Novulo als beste keuze voor Hutten uit de bus. Wat Novulo onderscheidde, was de combinatie van:

• Eenvoud en gebruiksvriendelijke interface, waardoor het systeem gemakkelijk te adopteren is.
• Flexibele integratiemogelijkheden, die Hutten in staat stellen snel aanpassingen door te voeren.
• Schaalbaarheid, waardoor het systeem verder reikt dan alleen PIM.
• Kosteneffectiviteit, waarmee Hutten licentiekosten drastisch kon verlagen.

Met Novulo heeft Hutten een stevige basis gelegd voor een efficiënter en toekomstbestendig beheer van productinformatie. Dankzij de gestructureerde en pragmatische aanpak van SQLI verliep het selectieproces gestroomlijnd en was iedereen goed voorbereid om de implementatiefase in te gaan.

Patrick Tünnissen (Manager ICT Hutten) concludeert: “De samenwerking met SQLI heeft ons geholpen de juiste keuze te maken en het selectieproces efficiënter en gestroomlijnd te maken. Het werd al snel duidelijk dat dit niet de eerste keer was dat SQLI met dit bijltje heeft gehakt.”