Pierre Fabre repense son parcours de recrutement aux tests cliniques
SQLI accompagne Pierre Fabre dans la gestion du panel du centre de recherche sur la peau
Le Centre de Recherche sur la Peau des laboratoires Pierre Fabre évalue chaque produit dermo-cosmétique avant sa commercialisation. Son équipe pluridisciplinaire de 70 collaborateurs conçoit, réalise et supervise en moyenne 700 études cliniques par an sur un panel de plus de 5000 volontaires, majoritairement recrutés via une plateforme qui ne correspondait plus aux standards du web. Dans le but d’assurer la bonne conduite de cette activité, l’agence toulousaine de SQLI a imaginé et développé un nouvel outil de recrutement et de gestion de ce panel.
Optimiser les processus pour les volontaires et les métiers
Après la refonte de son site internet, le groupe Pierre Fabre a fait à nouveau appel à SQLI pour repenser une autre de ses plateformes digitales, celle dédiée aux candidatures aux tests cliniques. En effet, son Centre de Recherche sur la Peau procède à des études cliniques sur un ensemble de participants volontaires, essentiellement recrutés sur le web.
La plateforme devait être entièrement revue pour d’une part limiter le nombre d’abandons en balisant le parcours des volontaires, et d’autre part faciliter leur gestion par les équipes de recherche. L’objectif était de permettre aux équipes métiers (responsables d’études cliniques, administrateurs de panel, médecins et techniciens) un meilleur suivi des dossiers jusqu’alors difficile du fait d’outils et de process peu performants.
Cadrer pour mieux créer
Les consultants SQLI ont d’abord réalisé le cadrage du projet, qui a abouti à la définition précise des objectifs : concevoir un process simplifié et appuyé par la refonte de la plateforme, autant du côté public (les volontaires) que du côté spécialistes (l’équipe du Centre). Ils ont ensuite rassemblé les besoins des métiers : analyse d’une nouvelle inscription, prise et suivi de rendez-vous, suivi des rémunérations, suivi des études antérieures et des résultats.
À partir de ces données a été créée une plateforme digitale basée sur Drupal 8, choisie pour sa stabilité et sa sécurité. L’outil propose notamment les fonctionnalités suivantes :
- Le suivi des panélistes, de leurs rémunérations et des études auxquelles ils ont participé ;
- La sécurisation des données de santé conformément à la réglementation en vigueur ;
- Le workflow de rendez-vous avec les inscriptions des panélistes, les invitations et les réponses automatisées ;
- Les fiches complètes du panel de volontaires ;
- Des accès métiers adaptés selon le cadre législatif et selon les expertises de chaque métiers.
Un process pour tous les utilisateurs par les utilisateurs
Au-delà de l’optimisation du process et de l’outil de back-end, Pierre Fabre souhaitait proposer une expérience plus aboutie, à travers un catalogue de tests plus user-friendly. Le projet ayant été entièrement mené en Agile, les utilisateurs finaux ont pu partager leurs retours en termes d’UX lors des différentes étapes pour améliorer les fonctionnalités.
En arrivant sur le site, l’utilisateur trouve directement les encarts « Nous recrutons » ou l’onglet
« Être volontaire » puis est guidé pas à pas pour remplir un formulaire de candidature aux tests cliniques. Ce sont ensuite les équipes médicales qui prennent le relai pour valider le dossier, demander des documents complémentaires et fixer des rendez-vous. Le tout avec des messages automatisés à destination du candidat.
Mise en ligne fin 2019, la plateforme facilite le parcours des volontaires et l’équipe du Centre de Recherche sur la Peau accompagne avec plus de fluidité chacune de ces personnes.
