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Press releases

2 December 2010 SMATIS renforce la performance de ses agents en se dotant de l’outil de GED Open Source Alfresco

Mise en œuvre avec SQLI d’une solution de GED performante, interfacée avec le SI de SMATIS pour la dématérialisation des courriers et l’ensemble des flux documentaires

SMATIS a souhaité se doter d’une nouvelle solution de gestion documentaire performante, ergonomique et évolutive dans un double objectif : améliorer la performance de son SI et renforcer l’efficacité de ses collaborateurs pour densifier et améliorer la relation avec ses adhérents.
Ce spécialiste de la complémentaire santé et prévoyance a choisi de se faire accompagner par l’agence bordelaise du Groupe SQLI.

Des enjeux structurants pour la DSI et pour la relation adhérent

Fidèle à l’une de ses valeurs fondatrices, la proximité avec ses 250 000 adhérents, SMATIS a souhaité recentrer ses gestionnaires sur des activités à forte valeur ajoutée – conseil, information, accompagnement, prospection – en les dotant d’une solution de GED ergonomique, leur permettant de gérer plus efficacement l’acquisition, le stockage et la traçabilité des informations entrantes et sortantes (courriers, mails,…) : chaque jour, de 5 000 à 7 000 documents doivent être traités et intégrés dans l’outil : relevés de prestations, cartes d’adhérent, courrier de modifications de contrat, de couverture, décomptes de sécurité sociale, etc.

Pour répondre à ses enjeux technologiques et fonctionnels stratégiques, SMATIS a misé sur une collaboration avec SQLI pour son expertise de l’outil Open Source Alfresco, sa capacité d’accompagnement métier et sa méthodologie Agile, parfaitement en phase avec les habitudes de la DSI de SMATIS.

Un projet mené en 4 mois

Dans le cadre d’une démarche Agile avec la Direction du Système d’Information, impliquant également fortement les utilisateurs finaux, SQLI a en premier lieu réalisé un prototype, pour une maîtrise totale de l’intégration de la plate-forme de GED dans le SI et une meilleure adéquation de la solution finale avec les besoins fonctionnels et exigences des utilisateurs.
Au travers de sprints rapprochés et à forte valeur ajoutée, les utilisateurs ont bénéficié d’une plate-forme de test évoluant au rythme de leurs attentes et permettant ainsi d’ajuster au plus près une version de production.

Ainsi, en 4 mois, et dans une relation de partenariat forte, SMATIS et SQLI ont mis en œuvre une solution performante et flexible, entièrement interfacée avec les outils existants (ex. CRM), permettant de :

• S’interfacer avec les outils d’acquisition Kodak sans modification des structures d’échanges existantes ;
• Mettre à disposition un outil de qualification simple, paramétrable et adapté au besoin de réactivité de SMATIS ;
• Migrer rapidement plus d’un million de documents existants ;
• Simplifier et accélérer l’intégration, le stockage, le référencement et la recherche d’un volume très importants de documents ;
• Offrir aux utilisateurs finaux des interfaces riches, ergonomiques et innovantes au travers d’une GRC full Web ;
• Créer et gérer de façon dynamique des actions associées aux différents types de documents via un workflow ;
• Centraliser l’ensemble de la documentation sur une même plate-forme sécurisée et accessible à distance via le Web
• Supporter la connexion simultanée de 200 utilisateurs sans dégradation des performances.
Dans le cadre du projet, SQLI assure également la maintenance corrective et évolutive de cette plate-forme.
Le choix d’Alfresco
Dans le cadre de son appel d’offre, SMATIS souhaitait obtenir une réponse conforme à sa stratégie technique :
• Portabilité sur l’ensemble des navigateurs ;
• Simplification de la mise en place et facilité de déploiement et d’extension
• Interfaçage total avec les applications de SMATIS : outil de gestion contrat, outil de gestion clientèle…
• Extension à la mise en place d’une GED Collaborative

Des bénéfices réels et mesurables

La solution mise en place remporte aujourd’hui l’adhésion de l’ensemble des utilisateurs, pour les multiples bénéfices qu’elle apporte, parmi lesquels :

• Une appropriation immédiate de l’outil grâce aux interfaces simples et conviviales ;
• Une productivité renforcée des gestionnaires SMATIS liée notamment aux innovations ergonomiques : une diminution de 30 à 40% du temps d’enregistrement d’un document et de création d’actions (grâce à l’interaction totale avec la GRC) ;
• Un gain de temps incontestable en termes de circulation de documents (SMATIS dispose de 18 agences en France) ;
• Une amélioration significative de la qualité des données : pas de perte d’information, une meilleure qualification des documents (une centaine de types de qualification aujourd’hui vs une douzaine auparavant) ;
• Une réduction des coûts et des temps de formation, suppression des coûts de licences ;
• Un pas de plus vers le « 0 papier » en phase avec les valeurs d’entreprise responsable de SMATIS.
• Une intégration totale dans son SI : solution Open Source sur une base MySQL

Pierre Fruchard, Responsable SI – Pôle Fonctionnel de SMATIS, précise : « Face à la forte croissance de la volumétrie des documents à traiter et la nécessité d’accélérer nos flux d’échanges, nous devions impérativement intégrer dans notre SI une solution robuste, évolutive et très performante en termes de productivité mais également de qualité des données référencées. SQLI a parfaitement compris nos enjeux et su mettre en œuvre une solution répondant pleinement à nos exigences fonctionnelles et contraintes techniques dans un délai très court. Nos équipes se sont immédiatement approprié l’outil et aujourd’hui, des gains de productivité significatifs ont été observés. Nous allons donc poursuivre notre partenariat avec SQLI en 2011 vers une GED collaborative étendue à l’ensemble des documents internes à l’entreprise… »

Des évolutions d’ores et déjà programmées

Dans une volonté d’amélioration permanente, SMATIS prévoit de faire évoluer régulièrement sa plate-forme de GED. Dès janvier 2011, le périmètre de la dématérialisation des documents sera complété des flux de facturation (décompte, factures de prestations, …) mais aussi une GED collaborative d’entreprise pour échanger de la documentation, des documents projets en s’affranchissant du lieu (dématérialisation des postes, portabilité) et des technologies (iPad/iPhone, Chrome/Alfresco/IE,…).

De plus, dans le courant de l’année 2011, SMATIS ouvrira cet espace pour mettre à disposition de chacun de ses adhérents, l’ensemble des documents qui le concernent ; un autre regard sur la relation client…

A propos de SMATIS : Depuis sa création, la Mutuelle Smatis France s'est toujours engagée pour garantir à chacun une protection de santé efficace et accessible à tous. Après plus de 60 ans d'existence, Smatis France, toujours respectueuse de la confiance de ses adhérents, se positionne aujourd'hui en tant que Mutuelle Responsable, parmi les premières mutuelles de France. Smatis France affirme sa détermination à offrir des garanties et des services qui vont dans le sens des intérêts de tous : complémentaire santé, prévoyance, prévention. Smatis France est adhérente à la Mutualité Française. Elle est régie par le Code de la Mutualité. Smatis France en chiffres : 250000 adhérents, 18 agences en France pour un service de proximité et de qualité, 1200 correspondants, des conventions de tiers payants signées avec plus de110000 professionnels de santé, 6 millions d’actes médicaux remboursés par an.

Contact presse : Christine Julien - 01 55 93 26 00

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